Niektóre obszary działalności wymagają usystematyzowania towarów, produktów i dokumentów. Kartotekę można wykorzystać nie tylko w produkcji. Na przykład przyda się osobie zbierającej znaczki lub monety lub kwiaciarni. Ogólnie rzecz biorąc, wszędzie tam, gdzie trzeba szybko znaleźć właściwy wśród dużej liczby niektórych obiektów.
Instrukcje
Krok 1
Informacje zawarte w pliku muszą być łatwo dostępne, niezależnie od wielkości magazynu danych. Dlatego podziel cały tom na bloki, na przykład alfabetycznie lub według daty. Pomoże Ci to w krótkim czasie znaleźć potrzebne informacje (kartę).
Krok 2
Wszystkie wpisy w pliku muszą być uporządkowane. Na przykład, jeśli imiona są pisane ręcznie, powinny być zrozumiałe, bez plam, ponieważ utrudni to znalezienie potrzebnych informacji.
Krok 3
Plik należy przechowywać w wyznaczonym miejscu, np. w stojaku. Pudełka muszą pasować do rozmiaru kart. Pamiętaj o sporządzeniu spisu treści, aby nie musieć ciągle przeglądać niepotrzebnych danych. W miarę uzupełniania danych wprowadzaj informacje do inwentarza.
Krok 4
Znaki wyszukiwania zawarte w elementach kartoteki (karty, teczki itp.) muszą być ściśle usystematyzowane. Na przykład, jeśli jest to indeks kart dla kwiatów, znaki wyszukiwania („klucze”) we wszystkich elementach muszą być wyświetlane w ten sam sposób. Aby to zrobić, utwórz „szkielet” elementu wyszukiwania.
Krok 5
Powiedzmy, że chcesz sporządzić indeks kartkowy swoich kwiatów. Wszystkie mają różne cechy, ale składają się z wielu identycznych elementów: kwiatostanu, łodygi, liścia, korzenia itp. W związku z tym wszystkie te elementy muszą być zawarte w „szkielecie”. Na przykład nazwa to „Słonecznik”, kształt kwiatostanu to „Okrągły”, kolor to „Żółty” itp.
Krok 6
Każdemu zbiorowi danych powinna towarzyszyć „Lista kryteriów wyszukiwania”. W archiwum złożonym ze zwykłych kart może to być dokument tekstowy; dla formularza archiwum wirtualnego - rozwijana lista, z której użytkownik wybierze potrzebny mu znak. Jeśli trzymasz elektroniczną szafkę na akta, pamiętaj, aby stworzyć wersję na dysku wymiennym, ponieważ dysk twardy może się wypalić w dowolnym momencie.
