Doświadczone sekretarki wiedzą, że korespondencja biznesowa składa się w dwóch trzecich z zapytań i odpowiedzi na nie. Głównym celem pytania pisemnego jest uzyskanie wszelkich informacji od adresata. Autor listu oczekuje na możliwie najpełniejszą odpowiedź, która zostanie mu udzielona w terminie przewidzianym prawem lub wskazanym we wniosku. Nie ma ścisłych zasad przetwarzania pytań pisemnych. Istnieje jednak kilka ogólnych wymagań dotyczących korespondencji biznesowej, których należy przestrzegać podczas jej przygotowywania.
Niezbędny
- - formularz firmy;
- - papier A4;
- - długopis;
- - komputer;
- - Drukarka.
Instrukcje
Krok 1
Wydrukuj list z pytaniem na papierze firmowym organizacji, jeśli składasz wniosek w imieniu zespołu i z oficjalnego powodu do innej organizacji lub osoby. Obywatel wysyłający wniosek do dowolnej instytucji musi napisać go czytelnie lub wydrukować na kartce A4.
Krok 2
Wskaż w prawym górnym rogu listu informacje o adresacie: imię i nazwisko jego stanowiska, nazwisko i inicjały, adres pocztowy organizacji (jeśli to konieczne). Informacje o firmie wysyłającej znajdują się po lewej stronie formularza. Urzędnik w specjalnej linii wpisuje numer i datę dokumentu wychodzącego. Jeśli składasz wniosek we własnym imieniu, podaj poniżej swoje dane: nazwisko, imię, nazwisko patronimiczne (bez skrótu), adres domowy, numer telefonu kontaktowego. Na przykład: „Do dyrektora LLC” Wczesny poranek „WW Pietrow Semenow Wasilij Wasiliewicz, zamieszkały pod adresem: Nsk, ul. Perwaja, 15, lok. 15, tel. 00-00-00”.
Krok 3
Napisz nagłówek swojego e-maila. Powinna krótko odzwierciedlać istotę pisemnego apelu, na przykład: „O minimalnej wielkości partii nasion stokrotek i ich cenie hurtowej”. Na papierze firmowym umieść te rekwizyty po lewej stronie. Wypowiadając się w imieniu osoby, możesz po prostu wskazać format listu, wpisując w środku wiersza frazę „pismo z pytaniem”, „prośba pisemna” lub „pismo z prośbą”.
Krok 4
Przejdź do oświadczenia samego żądania. To będzie główna treść twojego listu. W pierwszych 1-2 zdaniach wyjaśnij powód i cel, dla którego chcesz otrzymać tę lub inną informację. Na przykład: „W maju członkowie partnerstwa ogrodowego„ Smutny”planują przeprowadzenie hurtowego zakupu nasion stokrotek. Po zapoznaniu się z prospektem reklamowym Państwa firmy postanowiliśmy skorzystać z oferowanych usług. W związku z tym prosimy o przesłanie następujących informacji na poniższy adres.”
Krok 5
Sformułuj każde pytanie. Staraj się być precyzyjny i zwięzły. Nie twórz zbyt długich zdań, w tym 2-3 pytań na raz. Pamiętaj, aby na końcu umieścić znak zapytania - to wizualnie podkreśli główny temat. Jeśli jest kilka pytań, wypełnij je ponumerowaną listą. Na przykład: „1. Jaka jest minimalna wielkość partii nasion? Ile kosztuje 1 torebka nasion hurtowo i detalicznie? Ile czasu zajmie dostarczenie zakupionej partii? Jakie dokumenty należy złożyć, aby zawrzeć umowę dostawy pomiędzy Twoją firmą a spółką ogrodniczą?”
Krok 6
Zakończ list notatką z podziękowaniami. Możesz również taktownie wskazać żądany termin otrzymania odpowiedzi, na przykład: „Z góry dziękuję za odpowiedź. Mamy nadzieję, że cennik otrzymamy w ciągu tygodnia.” W ostatnim wierszu podpisz (w imieniu organizacji szef jest podpisany) i datę.
