Gdy organizacja gromadzi dokumentację, która wymaga krótko- lub długoterminowego przechowywania, konieczne jest jej uporządkowanie i zszycie folderów w miękkiej lub twardej oprawie. Każdy konkretny przypadek może mieć własne wymagania dotyczące projektu archiwum i kolejności prac, ponieważ nie ma ścisłych norm prawnych w tym obszarze. Definiuje jednak podstawowe zasady, których zwykle przestrzegają doświadczeni urzędnicy.
Niezbędny
- - czarny ołówek;
- - szydło biurowe (lub urządzenie UPD);
- - Zacisk;
- - igła do szycia;
- - sznurek lub nić nylonowa;
- - nożyce;
- - kartka białego papieru;
- - klej biurowy;
- - pokrywa.
Instrukcje
Krok 1
Po zbadaniu wartości dokumentacji, ponumeruj ją, umieszczając czarny ołówek ołówkowy w prawym górnym rogu każdego arkusza, umieszczając numer seryjny (w porządku chronologicznym). Zacznij od pierwszego odwrócenia; spis tytułów zawartych dokumentów i ostatnia strona nie muszą być numerowane. Upewnij się, że liczby nie wchodzą w tekst.
Krok 2
Zrób dwie pary otworów specjalnym szydłem biurowym na środku lewego marginesu każdego dokumentu. Aby zapobiec rozpadaniu się stosu papieru, zabezpiecz go zaciskiem. Z reguły urzędnicy umieszczają otwory w linii pionowej, pozostawiając co najmniej 3 cm między każdym otworem. Jeśli arkusz ma wąski margines, można przykleić biały pasek do krawędzi.
Krok 3
Użyj specjalnej maszyny do flashowania dokumentacji (UPD). To znacznie zmniejszy twoją pracę, ponieważ za pomocą tego urządzenia możesz jednocześnie przebijać stos dokumentów o grubości 10 cm. Uważnie przeczytaj instrukcję i pracuj ostrożnie - wiertarka bardzo się nagrzewa.
Krok 4
Rozpocznij szycie teczki za pomocą specjalnego sznurka bankowego lub mocnej nylonowej nici i igły do szycia. Flash archiwum dwa razy, aby zapewnić bezpieczne zatwierdzenie. Przeciągnij luźne „ogony” sznurka (około 5-6 cm) przez środkowy otwór po stronie seamy „książki” i zrób mocny węzeł.
Krok 5
Z grubego białego papieru wyciąć okrąg (około 4 cm średnicy) i przykleić nim węzeł. Użyj zwykłego kleju biurowego. Chwyć naklejkę z pieczęcią, umieść pod nią podpis certyfikacyjny i datę. Jeśli folder został już zasznurowany bez strony potwierdzającej, dopuszczalne jest wklejenie go po wewnętrznej stronie okładki.
Krok 6
Wsuń splecioną teczkę do specjalnej okładki lub zwiąż dokumenty za pomocą maszyny. W przypadku archiwum długoterminowego zaleca się wybór oprawy twardej, w innych przypadkach nadają się również tekturowe „ubrania” lub z grubego papieru powlekanego. W każdym razie powinien to być produkt poligraficzny dla biznesu, zaprojektowany zgodnie ze stylem korporacyjnym.
