Za zarządzanie personelem odpowiada dział HR organizacji. Tworzenie i prowadzenie akt osobowych pracownika następuje po podpisaniu nakazu zatrudnienia.
Niezbędny
- - dokumenty zatrudnionego pracownika (paszport, dokumenty edukacyjne);
- - dokumenty sporządzone podczas zatrudniania iw trakcie pracy pracownika;
- - zdjęcie pracownika o wymiarach 3x4 cm;
- - segregator.
Instrukcje
Krok 1
Wydrukuj i wręcz zatrudnionemu pracownikowi formularze karty personalnej do ewidencji kadrowej oraz autobiografii, poproś pracownika o wypełnienie ich odręcznie. Niech pracownik złoży swój podpis i datę na wypełnionych dokumentach. Przyklej zdjęcie pracownika na pierwszej stronie swojego osobistego arkusza HR.
Krok 2
Weź zwykły segregator i wydrukuj i przyklej na nim swoją okładkę. Zrób kopie paszportu (strony ze zdjęciem, rejestracja, stan cywilny), dokumenty wykształcenia pracownika, umieść je w aktach osobowych. Dołącz tam również charakterystykę, rekomendacje, życiorys pracownika, podanie o pracę. Jeśli organizacja prowadzi oddzielne umowy o pracę i zamówienia personalne, zrób ich kopie i umieść je w aktach osobowych.
Krok 3
Złóż również w swoich aktach osobowych kopię opisu stanowiska i innych dokumentów związanych z rejestracją zatrudnienia pracownika. Nie zapomnij dołączyć autobiografii i metryczki (zwykle umieszczanej na początku akt osobowych). Ponumeruj wszystkie arkusze swoich akt osobowych, zaczynając od kopii paszportu i dokumentów edukacyjnych. Zrób wewnętrzną inwentaryzację dokumentów przechowywanych w aktach osobowych i umieść ją na początku akt osobowych.
Krok 4
Uzupełnij akta osobowe pracownika w trakcie jego pracy o kopie różnych dokumentów dotyczących szkolenia zaawansowanego (kopie dyplomów, świadectw, zaświadczeń itp.), dokumenty potwierdzające tłumaczenia (oświadczenia, dodatkowe umowy do umowy o pracę, kopie lub drugie kopie nakazy itp.).), nakazy nałożenia kar lub zachęt oraz inne dokumenty.
Krok 5
Uzupełnij akta osobowe po zwolnieniu pracownika z organizacji z dokumentami zwolnienia: pismo o zwolnieniu, zgoda stron, kopia lub druga kopia nakazu zwolnienia i inne dokumenty.
Krok 6
Przygotuj akta osobowe zwolnionego pracownika do przeniesienia do archiwum. Aby to zrobić, ułóż dokumenty według chronologii dat w następującej kolejności:
- ewidencja personalna i autobiografia;
- kopię paszportu i dokumentów edukacyjnych;
- dokumenty dotyczące zatrudnienia;
- dokumenty, które są sporządzane przez dział personalny w okresie zatrudnienia pracownika;
- dokumenty zwolnienia (wypełnić akta osobowe).
Ponumeruj arkusze akt osobowych, ponownie zarejestruj swój wewnętrzny inwentarz, złóż dokument do archiwum.
Krok 7
W trakcie pracy biurowej dokumenty teczki osobowej znajdują się w jej wnętrzu w odwrotnej chronologii czasu, tj. na początku sprawy publikowane są dokumenty zwolnienia; za nimi - dokumenty dotyczące transferów pracowników, rozkazy dotyczące zachęt i kar itp.; za nimi - dokumenty o zatrudnieniu i kopie dokumentów o wykształceniu itp.
