Działalność jakiegokolwiek przedsiębiorstwa czy organizacji, bez względu na formę własności, jest niemożliwa bez zarządzania dokumentami, które są de facto potwierdzeniem tej działalności. Ujednolicenia obiegu dokumentów dokonano już w latach 79. ubiegłego wieku, ale stworzone wówczas standardy, z drobnymi zmianami i uzupełnieniami, obowiązują do dziś.
Instrukcje
Krok 1
Ujednolicony system zarządzania dokumentami wymagany do wsparcia działalności organizacji obejmuje trzy rodzaje dokumentów:
- organizacyjny;
- Administracyjny;
- informacje i referencje.
Ten ostatni rodzaj dokumentów ma charakter pomocniczy w stosunku do dwóch pierwszych i w przeciwieństwie do nich nie jest obowiązkowy do egzekucji. Zawierają wszelkie informacje o usługach specjalnych, niezbędne zarówno do podejmowania decyzji zarządczych, jak i do ich prawidłowego zrozumienia i realizacji.
Krok 2
Dokumenty referencyjne obejmują: biuletyny biznesowe; telegramy i wiadomości telefoniczne; serwis, raport i uwagi wyjaśniające; streszczenia, recenzje i raporty informacyjne, akty. Treść tych dokumentów może być brana pod uwagę lub skłaniać do działania wyłącznie w oparciu o te informacje. To ważna część przepływu pracy, bez której nie da się zorganizować żadnego procesu produkcyjnego.
Krok 3
Jeśli mówimy o niektórych rodzajach informacji i dokumentów referencyjnych, większość z nich to z reguły pisma informacyjne, w których autorzy zwracają uwagę respondentowi na pewne fakty, informacje o towarach, nadchodzących wydarzeniach lub działaniach. Mogą być zarówno proaktywne, jak i pisane w formie raportu z realizacji przydzielonych zadań od organizacji macierzystych o najwyższym szczeblu zarządzania. Listy sprzedażowe motywowane motywacją również odnoszą się do informacji i dokumentów referencyjnych.
Krok 4
Podsumowanie, zestawienie lub notatka informacyjna – dokumenty zawierające opis niektórych tego samego rodzaju faktów, rzeczy lub zdarzeń, w których może występować krótkie streszczenie, ale wymóg ten nie jest obowiązkowy. Świadectwa zwykłe mogą być przygotowywane na życzenie zainteresowanych stron lub osób fizycznych i służyć jako dokument potwierdzający każdy fakt. Są to na przykład zaświadczenia o wynagrodzeniu, składzie rodziny, miejscu pracy lub nauki itp.
Krok 5
Notatki serwisowe są zwykle wykorzystywane jako wymiana informacji między działami, które nie są bezpośrednio zależne od produkcji. Raporty są sporządzane do bezpośredniego przełożonego w celu poinformowania o faktach, które musi znać na służbie. Oświadczenia wyjaśniające są używane w przypadkach naruszenia dyscypliny pracy, są pisane przez samych gwałcicieli w celu wyjaśnienia ich czynu. Akty potwierdzające dany fakt sporządzane są kolegialnie i podpisywane przez co najmniej 3 uczestników kontroli lub czynności.
