List odmowny to bardzo specyficzna część korespondencji biznesowej. Powinna zawierać negatywną odpowiedź na zapytanie klienta lub propozycję partnera. Jednocześnie ważne jest utrzymanie dobrych relacji z odbiorcą listu. Aby jednoznacznie wyrazić swoje stanowisko, ale nie urazić adresata i pozostawić pozytywne wrażenie, postępuj zgodnie z podstawowymi zasadami pisania odmowy.
Niezbędny
- - oficjalny papier firmowy organizacji;
- - komputer;
- - Drukarka.
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj swój list. Nie zaniedbuj tego etapu przygotowania dokumentu. Pozwoli Ci uporządkować myśli i wybrać najodpowiedniejsze frazy.
Krok 2
Rozpocznij tekst od tradycyjnego adresu do odbiorcy: „Drogi Iwanie Iwanowiczu!” lub „Drogi panie Iwanow!” Nie używaj innych sformułowań, ponieważ pisemna odmowa jest oficjalna.
Krok 3
W lewym górnym rogu należy wskazać adresata pisma: nazwę firmy, stanowisko, nazwisko, inicjały pracownika lub nazwisko i inicjały osoby prywatnej. Informacje o Twojej firmie zostaną przedstawione na oficjalnym papierze firmowym w prawym górnym rogu.
Krok 4
Napisz główną treść dokumentu. Najpierw powtórz otrzymaną prośbę lub propozycję. Oczywiście nie musisz całkowicie przepisywać tekstu przychodzącego dokumentu. Wystarczy w kilku słowach podsumować jego istotę, używając tradycyjnych zwrotów mowy biznesowej: „Zgodnie z Twoją prośbą o kopię zamówienia…” lub „W odpowiedzi na Twoją prośbę o przedłużenie okresu kredytowania preferencyjnego, informujemy ….
Krok 5
Następnie wymień powody odmowy. Wyjaśnienie negatywnej odpowiedzi powinno być krótkie, logiczne, stanowcze w istocie, ale nie surowe w formie. Nie zniekształcaj sytuacji, nie przedstawiaj nieistniejących faktów i nieprawdopodobnych argumentów. Jeśli to możliwe, twórz kopie zapasowe swoich słów odniesieniami do przepisów ustawowych i wykonawczych. Ale nie popadaj w skrajności. Przeładowując list długimi wyjaśnieniami i rozwlekłymi przeprosinami, ryzykujesz dalsze rozgniewanie adresata.
Krok 6
Końcową część listu zacznij od standardowego sformułowania, które pozwala zachować uprzejmość, ale stanowczy w swojej decyzji: „Biorąc pod uwagę powyższe fakty, niestety musimy odmówić współpracy z Twoją firmą” lub „Z przykrością informujemy że nie da się dalej przedłużyć linii kredytowej.”…
Krok 7
Spróbuj złagodzić odrzucenie. W tym celu poinformuj adresata o innych możliwościach współpracy, o nowych usługach Twojej firmy, z których może skorzystać na preferencyjnych warunkach, o możliwości ponownego rozpatrzenia jego prośby po określonym czasie itp. Wszystkie informacje muszą być absolutnie poprawne i aktualne.
Krok 8
Przeczytaj ponownie projekt listu. Popraw błędy, wprowadź niezbędne uzupełnienia i poprawki. Wydrukuj odmowę na oficjalnym papierze firmowym organizacji, podpisz ją z kierownikiem i wyślij do adresata.
