Inwentarz dokumentów jest księgą informacyjną, która ujawnia skład i treść dokumentów, systematyzuje i uwzględnia je w całym zestawie dokumentów. Inwentaryzacje to ważny etap w przetwarzaniu i porządkowaniu dokumentów, którego celem jest nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, ale także ich przejrzyste wykonanie.
Instrukcje
Krok 1
Wykonaj rejestrację listy dokumentów na papierze firmowym organizacji (jeśli istnieje). Nie jest to wymagane, ale pożądane dla takich dokumentów. W każdym przypadku należy podać nazwę organizacji.
Krok 2
Zapisz tytuł, który powinien zawierać informacje określające własność dokumentów wchodzących w skład inwentarza. Na przykład „Wykaz dokumentów w sprawie karnej”, „Wykaz dokumentów dostępnych w aktach zaświadczenia”, „Wykaz dokumentów do wizy do Danii” itp. Jeśli organizacja regularnie sporządza inwentarz, zapisz numer seryjny inwentarza.
Krok 3
Utwórz tabelę składającą się z następujących sekcji: „Liczba p / p”, „Nazwa dokumentu”, „Liczba arkuszy w dokumencie”. Proszę wypełnić wszystkie wymienione pola. W razie potrzeby dodaj kolumny odnośników do tabeli. Na przykład Strony od _ do _, Numery stron, Wartość, Uwaga itd.
Krok 4
Pod tabelą napisz, ile arkuszy, dokumentów lub kopii masz w inwentarzu. Napisz cyframi i słowami: 3 (trzy), 25 (dwadzieścia pięć).
Krok 5
Uzupełnij kompilację inwentarza podpisami szefów organizacji, w taki czy inny sposób odpowiedzialnych za wykonanie tego inwentarza (inspektor działu personalnego, kierownik produkcji itp.). Zapisz pełne imię i nazwisko kierownika oraz transkrypcję jego nazwiska, imienia i nazwiska. Jeśli to konieczne, podaj w dokumencie swoje imię i nazwisko. oraz podpis osoby, która przekazała i przyjęła dokumenty.
Krok 6
Podaj również datę dokumentu. Może znajdować się zarówno na końcu, jak i na początku inwentarza, zarówno po lewej, jak i po prawej stronie dokumentu. Pieczęć organizacji nie jest umieszczana w inwentarzu.
Krok 7
Wykaz dokumentów sporządza się w dwóch egzemplarzach: jeden pozostaje w organizacji, drugi jest przedstawiany w miejscu wezwania.
